L’Orobie Ultra-Trail® è una gara con uno sviluppo di 140 km con Partenza da Clusone -Val Seriana (BG) - e arrivo a Bergamo in Città Alta con tempo massimo di percorrenza di 47 ore.

Il Gran trail Orobie è una gara con uno sviluppo di 70 km con partenza da Carona - Val Brembana (BG) e arrivo a Bergamo in Città Alta con tempo massimo di percorrenza di 24 ore.

A queste due gare si sono iscritti in totale circa 1000 partecipanti (di 28 nazioni diverse) che i Volontari di Segreteria dovranno accogliere, accreditare, informare e controllare.

La Bergamo Urban Trail è una gara con uno sviluppo di 20km con 700 metri di dislivello positivo. Partenza da Bergamo - Campo Utili e arrivo a Bergamo - Città Alta con tempo massimo di percorrenza di 4 ore.

A queste gare sono iscritti un totale di circa 2000 partecipanti (provenuenti da più di 30 nazioni) che i Volontari di Segreteria dovranno accogliere, accreditare, informare e controllare.

La gestione degli atleti si effettuerà in due punti di Bergamo:

  1. PALESTRA PISCINE ITALCEMENTI (Via dello Stauto, 43 Bergamo): da giovedì 26 luglio a domenica 29 luglio.
  2. SEMINARINO (Via Tassis – Città Alta (BG)): da venerdì 27 luglio a domenica 29 luglio.

In queste due zone di lavoro oltre ai compiti di accredito e accoglienza atleti (che saranno spiegati nel dettaglio nel paragrafo successivo), ci sarà anche quello di fornire informazioni riguardanti la gara e il territorio sia ai concorrenti dell’evento sia ai partenti, amici o semplicemente turisti o spettatori.

I volontari saranno suddivisi in diversi turni di lavoro (in base alla disponibilità data) e avranno un referente che in loco supervisionerà e supporterà il loro lavoro.

I volontari di segreteria dovranno perciò:
  • Avere delle buone doti relazionali
  • Avere una buona conoscenza dell’italiano e dell’inglese
  • Saper lavorare sotto stress e risolvere le problematiche in corso

Il volontario dovrà provvedere autonomamente a:
  • Propri spostamenti
  • Parcheggio della propria autovettura
  • Alloggio
  • Effetti personali durante la giornata
  • Telefono cellulare (solo per ricevere/effettuare comunicazioni di emergenza)

L’organizzazione provvederà:
  • Al vitto (colazione/pranzo/cena) durante l’orario di lavoro
  • T-shirt per lavorare
  • Al kit volontario (gadget e utilities)
  • A fornire tutte le informazioni utili per l’evento
  • All’assicurazione infortuni del volontario
Volontario Pre-evento (OUT/GTO/BGUT) – LUNEDì 23 E MARTEDì 24 LUGLIO

Sede: Spia Games – Via Borgo Palazzo, 272 (BG)

Compiti specifici da svolgere nel seguente ordine:
  1. Suddivisione del materiale per l’assemblaggio delle SACCHE DI GARA DEGLI ATLETI
  2. Composizione dei pacchi gara (diversi per OUT, GTO e BGUT) come indicato in loco dal responsabile
  3. Suddivisione delle sacche e sistemazione in base alla gara in appositi contenitori.
  4. Suddivisione del materiale per l’ assemblaggio PACCO VOLONTARIO
  5. Composizione dei pacchi come indicato in loco dal responsabile
  6. Suddivisione delle sacche e sistemazione in base alle taglie delle magliette


Volontario di Accredito Atleti presso PalaNorda (OUT/GTO/BGUT)

Sede: Palestra Piscine Italcementi – via dello Statuto, 43 Bergamo

  • Descrizione della mansione: Il volontario verrà assegnato ad una specifica gara: OUT, GTO o BGUT per le quali le procedure di iscrizione sono le medesime eccezion fatta per la procedura di distribuzione sacche. Il volontario dovrà conoscere molto bene le informazioni base sulle gare (km, dislivello, basi vita, soccorso, etc) per cui verrà fatto un incontro esplicativo prima dell’inizio del proprio turno lavorativo.

  • Compiti specifici da svolgere nel seguente ordine:
    1. Gli atleti si presenteranno al desk con il proprio NUMERO DI PETTORALE (che sarà consultabile sul tabellone esposto al Palestra delle Piscine Italcementi ).
    2. Controllare documento d’identità, liberatoria per foto\video (qualora non l’avessero scaricata e fargliela firmare dai moduli pronti a disposizione presso il desk). Delega e carta di identità dell’atleta, nel caso una persona sia delegata al ritiro\consegna materiale.
    3. Controllare lo zaino di gara e il materiale obbligatorio
    4. Una volta controllato il materiale lo zaino dovrà essere etichettato con targhetta di riconoscimento contenuta all’interno della busta numerata.
    5. Il volontario dovrà quindi consegnare le buste numerate (contenti chip, pettorale ,etichetta zaino e adesivi sacche) corrispondenti al numero di pettorale.
    6. Consegnare pacco gara, sacche colorate e numerate per indumenti e spiegare l’utilizzo delle sacche
    7. Qualora l’accredito non sia completo o addito a imprecisioni/irregolarità, il volontario dovrà chiamare il proprio referente e archiviare la busta numerata nel contenitore segnalato per le anomalie.

  • Cosa il volontario NON può fare:
    • Allontanarsi dalla propria postazione senza avvertire il proprio referente e senza provvedere alla sostituzione della propria figura.
    • Dare informazioni non competenti agli atleti – in caso di dubbio il volontario dovrà fare riferimento allo staff organizzativo.
    • Dimenticare di controllare i documenti, etichettare lo zaino o far firmare la liberatoria.
    • Avere un atteggiamento scorretto nei confronti degli atleti, anche con quei concorrenti più polemici. In caso di difficoltà chiedere supporto ed intervento allo staff organizzativo che sarà a totale disposizione.

Volontario di Smistamento Sacche presso PalaNorda (OUT/GTO/BGUT)

  • Sede: Palestra Piscine Italcementi – via dello Statuto, 43 Bergamo

    • Compiti specifici da svolgere nel seguente ordine:
      1. Controllo del corretto utilizzo delle sacche da parte degli atleti (esempio Sacca 1.GTO > 1 sacca numerata per l’arrivo in Città Alta. + OUT> 1 sacca numerata per l’arrivo, e altre due sacche per le basi vita.).
      2. Stoccaggio e distribuzione delle sacche nelle apposite casse di trasporto. Tali casse verranno smistate in base al colore e alla destinazione (basi vita, arrivo).
    • Cosa il volontario NON può fare:
      • Allontanarsi dalla propria postazione senza avvertire il proprio referente e senza provvedere alla sostituzione della propria figura.
      • Non prestare attenzione alla sistemazione e al corretto utilizzo delle sacche da parte degli atleti.
      • Accettare sacche o altre borse non ufficiali.

    Volontario Info Point (Piscine Italcementi e Città Alta)

    • Sedi: Palestra Piscine Italcementi – via dello Statuto, 43 Bergamo; Piazza Vecchia, città Alta- Bergamo

    • Compiti specifici:
      • comunicare e condividere informazioni importanti in merito alla gara e alla manifestazione a tutti gli atleti, ai parenti o al pubblico interessato.
      • fornire quante più informazioni dettagliate su orari di partenza ed arrivo navette per la gara, partenze ed arrivo gara, materiali necessari, info logistiche sui mezzi per raggiungere Piazza Vecchia.
      • consegnare a chiunque fosse interessato la brochure informativa dell’evento – il booklet.

    Al volontario verrà fornito tutto il materiale informativo necessario allo svolgimento del proprio compito. Il road book di gara, scaricabile dal sito internet ufficiale, contiene tutte le informazioni utili per gli atleti e dovrà essere perfettamente imparato dal volontario.

    • Cosa il volontario NON può fare:
      • allontanarsi dalla propria postazione senza avvertire il proprio referente e senza provvedere alla sostituzione della propria figura.
      • fornire informazioni riservate sulla gara a persone estranee all’organizzazione (infortuni, soccorso, problematiche, etc).
      • fornire informazioni errate o incomplete – laddove il volontario avesse dubbi deve coinvolgere lo staff organizzativo.

    Volontario Docce (Palestra Piscine Italcementi)

  • Sede:Palestra Piscine Italcementi – via dello Statuto, 43 Bergamo

  • Compiti specifici:
    • indicare agli atleti le docce riservate per loro
    • gestire il flusso di persone all’interno degli spogliatoi
    • riordinare gli spogliatoi quando necessario


    Volontario Sorveglianza/ Portineria/ Dormitorio (Palestra Piscine Italcementi):
    • Sede:Palestra Piscine Italcementi – via dello Statuto, 43 Bergamo

    • Compiti specifici:
      • SORVEGLIANZA e PORTINERIA: il volontario si occuperà della sorveglianza durante i giorni di gara, gestendo gli ingressi e le uscite del personale, verificando che nessuna persona estranea alla gara entri senza motivo nelle sale operative.
      • DORMITORIO: il volontario gestirà le entrate e le uscite dal dormitorio, segnando l’orario di ingresso, il numero di pettorale dell’atleta e l’orario di uscita su un apposito modulo. Laddove necessario fornirà supporto all’atleta nella sistemazione in branda.
    • Cosa il volontario NON può fare:
      • allontanarsi dalla propria postazione senza avvertire il proprio referente e senza provvedere alla sostituzione della propria figura.
      • Fornire informazioni riservate sulla gara (infortuni, soccorso, problematiche, etc).
      • Far entrare persone estranee dentro l’area operativa riservata o nel dormitorio.

    Volontari arrivo e premiazioni

    • Sede: Piazza Vecchia, città Alta- Bergamo
    • Compiti specifici:
      • accoglienza e primo supporto (inteso in termini non medici – reidratazione) degli atleti arrivati al traguardo in Piazza Vecchia.
      • Accoglienza benevolmente degli atleti, consegnare loro la maglia FINISHER (maglia consegnata a tutti quelli atleti che completeranno la gara, attraversando quindi l’arco d’arrivo). Il referente dei volontari vi consegnerà un computer con l’elenco dei partecipanti e rispettive taglie, in cui sarà necessario segnare a chi è stata consegnata la maglia.
      • Durante le premiazioni, assistere gli addetti alla premiazione, dividere correttamente i premi a seconda dei podi e delle categorie e laddove necessario consegnere i premi direttamente agli atleti premiati.
    • Cosa il volontario NON può fare:
      • allontanarsi dalla propria postazione senza avvertire il proprio referente e senza provvedere alla sostituzione della propria figura.
      • Fornire informazioni riservate sulla gara a persone estranee all’organizzazione (infortuni, soccorso, problematiche, etc).
      • Non consegnare la maglia finisher agli atleti aventi diritto. Consegnare la maglia Finisher ad atleti sprovvisti di pettorale o estranei alla gara.

    Volontario di Smistamento Sacche presso Piazza Vecchia (OUT/GTO/BGUT) – Città Alta (BG)

    • Sede: Piazza Vecchia, città Alta- Bergamo
    • Compiti specifici:
      • organizzazione, dello smistamento e della restituzione agli atleti delle proprie SACCHE ARRIVO con indumenti puliti e effetti personali.
      • far corrispondere il numero del pettorale al numero della sacca corrispondente (Pettorale 1 – Sacca 1) e consegnarlo all’atleta.
    • Cosa il volontario NON può fare:
      • allontanarsi dalla propria postazione senza avvertire il proprio referente e senza provvedere alla sostituzione della propria figura.
      • Fornire informazioni riservate sulla gara a persone estranee all’organizzazione (infortuni, soccorso, problematiche, etc).
      • Fornire sacche sbagliate all’atleta.
    PROGRAMMA DELLA SEGRETERIA
    ORARI DI APERTURA AL PUBBLICO DEL RACE OFFICE:
    Presso Palestra Piscine Italcementi - via dello Statuto, 43 Bergamo, IT

    GIOVEDì 26 LUGLIO: 09:00 – 21:00
    VENERDì 27 LUGLIO: 07:30 – 23:00
    • per OUT consegna pettorali attiva fino alle ore 09:00* venerdì 27
    • per GTO consegna pettorali attiva fino alle ore 23:00* venerdì 27
    • per BGUT consegna pettorali attiva fino alle ore 19:00* venerdì 27
    *orario ultimo dopo il quale verrà sospeso il servizio definitivamente (anche in caso di coda).

    CONSEGNA SACCHE
    Presso Palestra Piscine Italcementi - via dello Statuto, 43 Bergamo, IT
    • per OUT possibile fino alle 9:00 Venerdì 27
    • per GTO possibile fino alle 23:00 Venerdì 27
    • per BGUT possibile fino alle 19:00 Venerdì 27


    PARTENZA NAVETTE* da Bergamo a Località di partenza delle gare
    Presso Palestra Piscine Italcementi - via dello Statuto, 43 Bergamo, IT
    • OUT 8.00 Venerdì 27 da Bergamo a Clusone
    • GTO 6.00 Sabato 28 da Bergamo a Carona
    • BGUT non prevista
    *Gli Autobus per raggiungere la località di partenza saranno accessibili solo per coloro che hanno preventivamente prenotato via web.

    SPUNTA ATLETI
    • OUT 09:00 Venerdì 27 c/o Piazza Orologio, Clusone
    • GTO 07:00 Sabato 28 c/o Lungolago, Carona
    • BGUT 19:30 Venerdì 27 c/o Campo Utili, Bergamo


    PARTENZA GARE
    • OUT 10:00 Venerdì 27 c/o Piazza Orologio, Clusone
    • GTO 08:00 Sabato 28 c/o Lungolago, Carona
    • BGUT 20:30 Venerdì 27 c/o Campo Utili, Via Baioni 46, Bergamo
    • ASSEGNAZIONE POSTAZIONE
      In base alle proprie competenze e disponibilità oraria, l’organizzazione si occuperà di assegnarvi una postazione di lavoro precisa che sarà comunicata previamente tramite e-mail (dopo aver compilato il modulo di conferma). Se si desidera lavorare con un amico/parente/altro, bisogna comunicarlo all’organizzazione in modo che siano assegnati gli stessi turni di lavoro e la stessa postazione o postazioni vicine.

    • DOVE PRESENTARSI
      I volontari dovranno presentarsi direttamente presso il luogo di lavoro, 5 minuti prima del turno di lavoro (per consentire ai responsabili di riepilogare ulteriormente le informazioni utili e principali).

    • COME PRESENTARSI
      I volontari dovranno presentarsi con abbigliamento e scarpe comode per affrontare agilmente il turno di lavoro (potrebbe capitare di dover fare piccoli lavori manuali, come ad esempio lo spostamento delle sacche o piccole riparazioni).
    • REFERENTE