La gestione di tutti gli aspetti riguardanti sicurezza sul percorso è stata pianifica e studiata attentamente al fine garantire l’incolumità degli atleti durante la gara.
Tali atleti dichiarano partecipando ad una della due gare, OUT e GTO:

  • la reale capacità d'autonomia in ambiente alpino,
  • la reale capacità di gestione di eventuali problemi fisici o psicologici legati alla competizione,
Inoltre:
  • l’organizzazione sarà preparata a gestire situazioni d'emergenza, rivalendosi però sul partecipante stesso nel momento in cui il suo atteggiamento derivi da impreparazione o negligenza.

Durante la gara la sicurezza e la gestione delle emergenze sarà in carico a diverse figure professionali coordinate da una unità mobile di intervento specializzata che sarà definita successivamente come BASE SOCCORSO. Tale unità ha l’incarico di intervenire e coordinare ogni tipologia di intervento riguardante la sicurezza. La commissione di direzione di gara sarà in contatto con tutti i p.ti di ristoro e altri punti strategici per la sicurezza e monitorerà costantemente l’andamento della competizione anche tramite chip elettronici. Sarà chiamata successivamente BASE GARA.

L’intero tracciato di OUT e di GTO sarà segnalato con stativi catarifrangenti perfettamente visibili anche di notte o in condizioni di scarsa visibilità. I segnavia saranno: bacchette in legno con logo della manifestazione, frecce e cartelli con segnalazione ad alta visibilità.

Il compito del volontario di percorso è quello di:
  • Presidiare una serie di tratti di gara sensibili. Con “tratti sensibili” si intende:
    • Tratti esposti / potenzialmente pericolosi di sentiero: gli atleti sono preparati ad affrontare diverse tipologie di sentiero in gara ma per vigilare meglio sui tratti esposti è fondamentale presidiare alcuni punti.
    • Attraversamenti pedonali: dove regolamentare il traffico, invitando gli atleti a rispettare il codice della strada qualora la soglia di attenzione non sia ottimale;
    • Bivi / Biforcazioni: Il percorso sarà interamente tracciato ma lo stato di concentrazione in questo tipo di gare, spesso di notte, può subire delle flessioni importanti. Fondamentale sarà presidiare e indicare la direzione corretta e non fare commettere errori agli atleti.
    • Punti strategici: Alcuni punti durante la gara andranno presidiati per garantire la sicurezza in posizioni isolate o particolarmente rilevanti per l’andamento della gara.
  • Interfacciarsi con la squadra dedicata sicurezza: Lungo il percorso saranno disposte una serie di figure professionali dedicate all’intervento in caso di emergenza: Infermieri, Medici e Guide Alpine. Il volontario è tenuto a fornire eventuale supporto della fase preliminare di intervento, ovvero quella di monitoraggio, ricerca e individuazione dell’incidente. Il coordinamento verrà effettuato mediante contatto diretto, via radio oppure via telefono cellulare dalla BASE SOCCORSO o dalla BASE GARA. Il volontario non è autorizzato ad intervenire in fase operativa di intervento, ma solo in quella preliminare (a meno che abbia competenze specifiche e certificate di intervento in caso di emergenza).
  • Vigilare sul rispetto del regolamento di gara: Il volontario non ha la funzione di giudice, ma è tenuto a segnalare alla commissione BASE GARA nel caso di rilevazione di non rispetto del regolamento ufficiale da parte uno o più concorrenti. Il volontario non è autorizzato in nessun caso ad intervenire.
  1. Volontario di Presidio Statico del sentiero
  2. Volontario di Presidio Dinamico del sentiero
  3. Volontario di Presidio Attraversamenti stradali

Il volontario durante il turno avrà un ruolo specifico così caratterizzato:
  1. Volontario di Presidio Statico del sentiero:
    • Compito: presidiare una area predefinita di X metri lungo il sentiero di gara,
    • Squadra: i volontari agiscono a coppie oppure in supporto a figure professionali (Guide Alpine, Personale Sanitario, ecc),
    • Referente: Referente Volontari del punto di Ristoro più vicino,
    • Materiale Consigliato: Abbigliamento da montagna, crema solare, cappello, Giacca anti-vento per la pioggia, Riserva di acqua e cibo, lampada frontale, zaino, (materassino e sacco a pelo - solo per i turni di notte)
    • Materiale Fornito dall’organizzazione: Kit del volontario, Pranzo al sacco, tenda (solo per i turni di notte)
  2. Volontario di Presidio Dinamico del sentiero:
    • Compito: presidiare un punto strategico lungo il sentiero di gara
    • Squadra: i volontari agiscono a coppie
    • Referente: Referente Volontari del punto di Ristoro più vicino
    • Materiale Consigliato: Abbigliamento da montagna, crema solare, cappello, Giacca anti-vento per la pioggia, Riserva di acqua e cibo, lampada frontale, zaino. (materassino e sacco a pelo - solo per i turni di notte)
    • Materiale Fornito dall’organizzazione: Kit del volontario / tenda (solo per i turni di notte), Pranzo al sacco
  3. Volontario di Presidio Attraversamento stradale:
    • Compito: presidiare una attraversamento stradale di strada statale / provinciale
    • Squadra: i volontari agiscono singolarmente
    • Referente: Referente Volontari del punto di Ristoro più vicino
    • Materiale Consigliato: Giacca anti-vento per la pioggia, crema solare, cappello, Riserva di acqua e cibo, lampada frontale, zaino,
    • Materiale Fornito dall’organizzazione: Kit del volontario, Gillet rifrangente, Pranzo al sacco
Ogni volontario è assegnato ad una posizione specifica. Tale posizione verrà comunicata dall’organizzazione via email. Sarà compito del volontario recarsi presso tale luogo in autonomia in eventuale accordo con il proprio compagno di turno. E’ necessaria una minima conoscenza del territorio di gara, dei sentieri e dei punti di accesso. Sarà fornita una descrizione sommaria dell’avvicinamento più agevole a tali punti (su strada) e ai sentieri mediante segnaletica CAI. Le tempistiche di accesso e l’itinerario sono da valutare secondo le proprie capacità (in caso di dubbi fare riferimento ai tempi CAI).

Le informazioni saranno fornite nella seguente modalità
Esempio:
  • Località di destinazione: Lizzola, Passo Della Manina
  • Accesso: Lizzola
  • Sentiero: CAI 307

Cosa Fare: Recarsi autonomamente tramite mezzo di trasporto fino al paese di Lizzola e tramite il sentiero CAI 307 fino alla località Passo della Manina.

In caso di bisogno informazioni sui sentieri sono consultabili tramite la mappa interattiva di gara http://orobieultratrail.it/it/orobie_ultra_trail.asp#pagina e tramite il motore di ricerca del geoportale CAI http://geoportale.caibergamo.it/it .

*Nel caso in cui queste informazioni non siano sufficienti si è pregati di contattare l’organizzazione.
I tempi di presidio saranno assegnati ad ogni volontario dall’organizzazione in funzione della disponibilità dichiarata in fase di iscrizione.
Tale tempistica prescinde dai tempi di avvicinamento / accesso al punto di presidio.
10-15 minuti prima iniziare la fase di presidio è necessario prendere contatto con il referente volontari più vicino che sarà posizionato nel ristoro adiacente all’area di presidio così da avere direttive supplementari, ritirare il kit del volontario e il pasto forniti dall’organizzazione.

Le informazioni saranno fornite nella seguente modalità
Esempio:
  • Presidio: inizio 08.00 - termine 16.00
  • Location: Passo Olone
  • Riferimento: Ristoro Rif. Rino Olmo

Cosa Fare: Dopo avere raggiunto in modo indipendente la località di accesso [Donico o Rusio] e percorso il sentiero [CAI 315 o CAI 317-327] è necessario transitare e prendere contatto presso il referente volontari posizionato al Ristoro Rif. Rino Olmo (ritiro kit del volontario e pranzo al sacco + eventuale materiale extra). Successivamente il volontario si porterà in località prefissata per iniziare la fase di presidio alle ore 8.00.

NOTA BENE: I tempi di gara, e di conseguenza quelli di presidio, sono stati stimati in funzione di variabili che potrebbero subire delle variazioni in funzione di temperatura, meteo e altri fattori esterni. In modo particolare ai volontari che copriranno i primi e gli ultimi turni di passaggio è richiesta una flessibilità che sarà legata ad un tempo di attesa degli atleti considerato ma non prevedibile a priori.

*Nel caso in cui queste informazioni non siano sufficienti si è pregati di contattare l’organizzazione.
Il volontario di percorso durante la sua funzione ha il compito di segnalare delle irregolarità commesse dai concorrenti nel caso in cui si trovi ad osservarle. Il volontario non ha la funzione di giudice, ne’ di controllo diretto o di interferenza al concorrente, ma deve solo segnalare alla BASE GARA l’irregolarità.

Le violazioni riguardanti il percorso vanno segnalate alla BASE GARA appena possibile mediante il numero pettorale, dando priorità al compimento del proprio ruolo secondo norme di buon senso. La segnalazione può avvenire via telefono, via radio o mediante contatto diretto.
La prova video o fotografica (fatta anche con il cellulare) potrà aiutare la commissione di gara nella valutazione delle sanzioni o delle squalifiche.

Le norme del regolamento che il volontario potrebbe vedere violate lungo il percorso sono le seguenti:
  • assenza di materiale obbligatorio (zaino e pettorale di gara)
  • assistenza degli accompagnatori fuori dai ristori ufficiali
  • evidenti tagli fuori dal percorso tracciato
  • mancato passaggio ad un punto di controllo
  • abbandono rifiuti fuori dai punti ristoro
  • mancanza di rispetto, lealtà o solidarietà nei confronti degli altri atleti

Il regolamento completo è consultabile alla pagina http://orobieultratrail.it/it/regolamento.asp#pagina.
Il volontario per qualsiasi comunicazione, dubbio o questione inerente al suo ruolo fa' riferimento:

Prima dell’intervento sul percorso:
  • Gestione Volontari per questioni inerenti al proprio ruoli;
  • BASE GARA per questioni specifiche riguardanti la competizione;
Durante la presenza sul percorso:
  • Referente Volontari per questioni inerenti al proprio ruoli;
  • BASE SOCCORSO oppure OPERATORI SICUREZZA per tutto quanto possa riguardare la sicurezza atleti e propria o di altri volontari / soggetti coinvolti nell’evento;
  • BASE GARA per questioni specifiche riguardanti la competizione;
Tutti i soggetti vanno contattati solamente in caso di necessità. In particolare durante la competizione l’attenzione di tutti i coinvolti dovrà essere destinata alla sicurezza degli atleti sul percorso. Qualsiasi comunicazione non utile potrebbe andare a compromettere le eventuali operazioni di soccorso.

NOTA BENE: I contatti specifici si trovano al punto 8.

Fase di Formazione - Preparazione (tutto ciò che avviene prima del giorno/i in cui si dovrà essere presenti all’evento) :
  • Gestione Volontari [Telefono / email]:
    Per tutte le questioni e aspetti da chiarire inerenti le informazioni contenute in questo documento, orari, localizzazione, altri volontari, ai turni di presenza comunicati, e varie.
  • BASE GARA [Web / Telefono / email]:
    Per ulteriori questioni inerenti agli aspetti tecnici della competizione. Tutte le info sono consultabili sul sito ufficiale www.orobieultratrail.it.
Fase di Evento (tutto ciò che avviene durante il giorno/i in cui si dovrà essere presenti durante l’evento) :
  • Referente Volontari [Contatto Diretto / Telefono/ Radio]:
    Per bisogni o dubbi specifici in loco rispetto al proprio ruolo/competenza o variazioni dell’ultimo momento.
  • Operatori Sicurezza [Contatto Diretto / Radio]:
    Gli operatori in zona vanno contattati ed informati della propria competenza (Esempio: “il mio incarico è di presidiare l’area X - dalle ore Z alle ore K”). In caso di segnalazione di una emergenza anche lieve è necessario prendere contatto immediatamente con questi soggetti.
  • BASE SICUREZZA [Telefono / Radio]:
    Nel caso in cui non vi sia un operatore per la sicurezza in zona è necessario, in caso di segnalazione di emergenza, mettersi in contatto immediatamente con questo soggetto.
  • BASE GARA [Telefono / Radio]:
    Per questioni inerenti agli aspetti tecnici della competizione e per segnalare possibili irregolarità.
Dopo avere ricevuto dall’organizzazione i seguenti dati inerenti al proprio ruolo:
  • Tipologia di volontario
  • Eventuale compagno/a
  • Location
  • Orari
  • Referenti
  • Specifiche Particolari

Il giorno designato sarà necessario:
  • recarsi autonomamente presso l’area assegnata,
  • raggiungere il referente volontari di zona [ristoro],
  • ritirare il kit volontari + altro materiale eventuale,
  • ricevere indicazioni rispetto al posizionamento di tutti i punti sicurezza in zona,
  • domandare ulteriori specifiche,
  • posizionarsi presso l’area assegnata sino al termine del turno.
Qui sotto elencati i diversi casi di emergenza durante la gara e come intervenire:
  1. Infortunio di un concorrente / altro volontario / membro dello staff: indipendentemente dalla gravità il volontario NON deve intervenire sull’infortunato ma deve mettersi in contatto con: l’operatore di Sicurezza più vicino, se non ve ne fosse uno disponibile raggiungibile in breve tempo con l’operatore radio più vicino, se non ve ne fosse uno disponibile con BASE SOCCORSO.
  2. Emergenza Meteo: In caso di emergenza meteo, contraddistinta da condizioni particolarmente avverse, la gara potrebbe essere momentaneamente o definitivamente sospesa e i concorrenti obbligati a fermarsi in corrispondenza di punti di ristoro / sicurezza. In tale caso prima di tutto è necessario raggiungere il punto di ristoro / riparo più vicino per mettere in sicurezza sé stessi, dopodiché attendere istruzioni dal Referente Volontari.
È possibile esprimere la propria preferenza per un’area di competenza, per tale area è indicatala la fascia oraria integrale di transito della gara. In fase di comunicazione diretta ti domanderemo la fascia oraria preferita e per la quale sei disponibile.